Kao i u ličnom životu, tako je i u POSLOVNOJ KOMUNIKACIJI ponekad ćutanje zlato. Isto tako, ponekad je vaša priča od suštinske važnosti. Evo par primera za jedno i drugo… a na našem treningu (grupnom ili individualnom) podelićemo sa vama još mnogo, mnogo više…
POSLOVNA KOMUNIKACIJA: U kojim situacijama je važno ćutati a kada je davanje informacija spasonosno?
U kojim situacijama je ćutanje zlato?
Sutuacija br. 1. Pred vama je klijent koji je pravi prototip idealnog klijenta. Takoreći sve što imate u vašoj ponudi moglo bi da bude njemu interesantno. Sa svakom rečju koju izgovara o sebi, on podiže vaše pozitivno uznemirenje i vi sve više shvatate koliko toga imate da mu kažete o vašoj ponudi… Ali nemojte! Zaustavite se! Zaustavite se i pažljivo slušajte! Dobro ste pročitali. Ne govorite ništa jer u tom trenutku vaše ćutanje je zlato! Zahvaljujući njemu dobićete sve važne informacije o klijentovim potrebama, željama, finansijskim mogućnostima. Slušajte pažljivo i po mogućstvu zapisujte. Tek kada on sebe saopšti do kraja, vi ćete sada već biti u situaciji da date mnogo kvalitetniji fidbek nego što biste dali na početku kada ste još uvek imali polovičnu informaciju. Tek tada ćete moći da mu date svoju savršenu ponudu.
Situacija br. 2. Imate sastanak svog tima na kojem pričate o novoj ponudi koju treba sastaviti za jednog važnog klijenta. Ili je sa već postojećim klijentom iskrsao neki problem koji treba što pre rešiti. I u prvom i u drugom slučaju, vi već imate u glavi mnoštvo sjajnih ideja kako to odraditi na najbolji mogući način. Ipak, na početku i tokom celog sastanka, sve dok se svi ne izjasne, ćutite! Ne iznosite svoj lični stav i nemojte nuditi svoje ideje, iz dva razloga. Prvo, vaš predlog će biti daleko kvalitetniji kada bude obogaćen idejama vaših saradnika. Drugo, da li ste znali da je glavni (često skriven) motivator mnogih vaših saradnika potreba da se osete važnima? A svako se oseća važnim kada ga pažljivo slušate dok iznosi svoje ideje. Upravo ovo su glavni razlozi zašto sve velike vođe uvek pričaju poslednje.
U kojim situacijama je važno dati pravu i potpunu informaciju?
Situacija br. 1. Dobili ste “odozgo” informacije o novom projektu za koji treba angažovati skoro sve članove vašeg tima. On podrazumeva dugačke “to do” liste za mnoge od njih koje vi sada treba njima da prosledite. Ovde ne treba da budete štedljivi sa informacijama, nikako! Naprotiv! Tonom koji stvara atmosferu savezništva i jedinstva, izložićete dovoljno detalja: a) Da se prisutni osete važnima jer su ne samo uključeni u priču čiji su deo već i u proces odlučivanja o načinima na koji će se ta priča sprovoditi, gde god je to moguće. Dakle, prisutnima pozitivnim tonom dajemo što više detalja a potom ih pitamo za mišljenje b) Da bi vaši saradnici shvatili smisao onoga što rade, jer je prepoznavanje smisla u bilo čemu što radimo jedan od najjačih motivatora da to i odradimo brzo i kvalitetno.
Situacija br. 2. Vaš ključni saradnik ili klijent su besni jer vi lično niste ispoštovali neki njima važan dogovor. Oni ne znaju da je razlog za to što ste imali zdravstvenih problema zbog kojih ste dosta izostajali a i kada ste bili na poslu fizički prisutni, često ste bili psihički odsutni. Bogu hvala, na kraju se svet dobro razrešili. Ali vi to nećete njima reći, vaš ego vam došaptava “Šta ti imaš nekom da se pravdaš, pa valjda si ti šef?!” Velika greška bi bila da poslušate savet svog ega, jer osobe sa kojima niste ispoštovali dogovor mogu vaše kašnjenje tumačiti kao vaše odsustvo poštovanja prema njima. A itekako bi promenili mišljenje kada bi znali istinu. Stoga, bez posipanja pepelom i suvišnog izvinjavanja, jednostavno, normalnim tonom, bez preteranog zalaženja u detalje, recite im razlog svog kašnjenja i obećajte da ćete sada, kada ste se vratili u kolosek, učiniti sve da im to što pre nadoknadite.